Fachkräftemangel im Mittelstand: Wie groß ist das Problem wirklich?

Das Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung des IW Köln beziffert die Fachkräftelücke in kleinen und mittleren Unternehmen auf über 281.000 Stellen. Von rund 393.000 rechnerisch nicht besetzbaren Stellen in Deutschland entfallen 71,7 Prozent auf KMU.

Auch die DIHK sieht den Mittelstand besonders belastet. In ihrer Erhebung vom Herbst 2025 unter fast 22.000 Unternehmen berichteten 36 Prozent von Problemen bei der Stellenbesetzung, sieben Prozentpunkte weniger als im Vorjahr. Bei Betrieben ab 20 Beschäftigten lag der Anteil weiterhin deutlich über 40 Prozent.

Die Belastung verteilt sich dabei sehr ungleich. In Bayern bleibt im KMU-Bereich etwa jede zweite Stelle unbesetzt, in Berlin nur etwa jede fünfte. Fachkräftemangel ist also kein bundesweiter Zustand, sondern eine Frage von Beruf, Region und Betriebsgröße.

Für einen inhabergeführten Betrieb entscheidet deshalb nicht die Schlagzeile, sondern die eigene Kombination aus Beruf und Standort. Genau die lässt sich nachschlagen, statt sie zu vermuten.

Zwei Entwicklungen laufen gleichzeitig. Die schwache Konjunktur senkt die Zahl offener Stellen, deshalb gehen die Engpasswerte zurück. Die Bundesagentur für Arbeit zählte 2025 noch 157 Engpassberufe, 2024 waren es 163, 2023 noch 183.

Das KfW-ifo-Fachkräftebarometer zeigt dasselbe Bild. Zu Beginn des zweiten Quartals 2026 meldeten 21 Prozent der Unternehmen eine Behinderung durch Fachkräftemangel. Im Jahr zuvor lag der Wert deutlich höher, vor vier Jahren mehr als doppelt so hoch.

Das ist aber keine Entspannung am Arbeitsmarkt, sondern eine Entspannung bei der Nachfrage. Die DIHK meldete 2025 zugleich, dass 48 Prozent der Unternehmen aktuell gar keinen Personalbedarf hatten. Weniger offene Stellen senken die gemessene Knappheit, ohne dass mehr Fachkräfte verfügbar wären.

Für die Personalplanung heißt das: Konjunktur und Fachkräfteangebot getrennt betrachten. Wenn die Nachfrage anzieht, ist der Engpass sofort wieder da, und zwar auf einem kleineren Arbeitskräfteangebot als heute.

Vor allem beruflich qualifizierte. Rund zwei Drittel der Engpässe in KMU betreffen Beschäftigte mit abgeschlossener Berufsausbildung, nicht Akademiker. Betroffen sind Produktion und Fertigung, Handwerk sowie Gesundheits- und Sozialberufe.

Die DIHK kommt aus Unternehmenssicht zum selben Ergebnis: Von den Betrieben mit Besetzungsproblemen suchten 57 Prozent vergeblich Menschen mit dualer Berufsausbildung.

Im Handwerk bleibt es trotz schwacher Konjunktur eng. Knapp 100.000 offene Stellen in Handwerksberufen waren 2025 rechnerisch nicht besetzbar. Die Lücke schrumpfte dort gegenüber 2024 um 9,5 Prozent, während sie in der Gesamtwirtschaft um 24,1 Prozent zurückging.

Bei einzelnen Berufen ist die Konzentration extrem: Bei Bauelektrik, Altenpflege und Zahnmedizin entfallen rund 90 Prozent der Engpässe bei ausgebildeten Fachkräften auf KMU. Das sind Berufe, in denen Mittelständler fast ausschließlich gegeneinander konkurrieren.

Weil der Arbeitsmarkt schrumpft, unabhängig von der Konjunktur. Das Statistische Bundesamt erwartet, dass die Bevölkerung im Erwerbsalter zwischen 20 und 66 Jahren bis Mitte der 2030er Jahre um 3,2 bis 4,9 Millionen Menschen zurückgeht, je nachdem wie stark die Zuwanderung ausfällt.

Gleichzeitig wächst die Gruppe der Älteren. Nach der Vorausberechnung von Dezember 2025 wird 2035 jede vierte Person in Deutschland 67 Jahre oder älter sein. Heute ist es etwa jede fünfte.

Für den Mittelstand wiegt das schwerer als für Konzerne. Viele Betriebe rekrutieren im Umkreis von dreißig Kilometern, und Schlüsselwissen hängt oft an einzelnen erfahrenen Leuten. Wenn der Meister in Rente geht, fehlt nicht eine Stelle, sondern zwanzig Jahre Erfahrung.

Diese Entwicklung läuft langsamer als eine Konjunkturkrise, aber sie dreht nicht wieder. Für Personalplanung heißt das: Nachfolge, Ausbildung und Bindung werden wichtiger als die Reaktion auf einzelne offene Stellen.

Die Kosten stehen in keiner Rechnung, deshalb werden sie unterschätzt. In der DIHK-Erhebung 2025 erwarteten 63 Prozent der Unternehmen steigende Arbeitskosten durch den Arbeits- und Fachkräftemangel. Zwei Jahre zuvor waren es 59 Prozent.

Sichtbar wird es an zwei Stellen. 55 Prozent rechneten mit einer Mehrbelastung der vorhandenen Belegschaft. 36 Prozent gingen davon aus, Angebote einschränken oder Aufträge ablehnen zu müssen.

Beides trifft kleine Teams härter. Wenn in einem Zehn-Personen-Betrieb zwei Stellen offen sind, verteilt sich die Arbeit auf acht Leute statt auf achtundvierzig wie im größeren Unternehmen. Die Mehrarbeit ist damit nicht spürbar, sondern strukturell.

Und sie erzeugt ihr eigenes Folgeproblem: Überlastete Mitarbeitende kündigen häufiger. Aus einer unbesetzten Stelle werden so zwei, und die zweite ist schwerer zu besetzen als die erste.

Den Arbeitsmarkt nicht, die eigene Ausgangslage schon. Dazu gehören das Anforderungsprofil, die Sichtbarkeit der Stelle, der Bewerbungsweg, die Geschwindigkeit im Auswahlprozess und die Bindung der Leute, die schon da sind.

Die KfW fragte 2024 mittelständische Unternehmen mit erwarteten Besetzungsproblemen nach ihren Plänen. 67 Prozent nannten höhere Löhne, 59 Prozent flexiblere Arbeitszeiten oder Arbeitsorte, 53 Prozent mehr Weiterbildung und 45 Prozent eine bessere Bekanntheit als Arbeitgeber.

Der wichtigste Schritt kommt aber davor: herauszufinden, ob überhaupt ein Marktengpass vorliegt. Nicht jede unbesetzte Stelle ist Fachkräftemangel. Manchmal sieht die Anzeige niemand, manchmal ist das Angebot nicht wettbewerbsfähig, manchmal dauert die Rückmeldung zu lange.

Wie Sie das der Reihe nach prüfen, steht im Artikel zu fehlenden Bewerbungen. Wie Social Recruiting funktioniert, erklären wir separat. Dieser Artikel ordnet nur ein, wie groß das Problem tatsächlich ist.